Comune: Lumino - Abitanti: 1.274

Anno: 2010

Sezione: INNOVAZIONE INTERNA

La circolazione tradizionale delle informazioni e dei documenti relativi alle trattande delle riunioni di Municipio in forma cartacea, da un lato richiede una notevole mole di tempo da parte della Cancelleria e dall’altro rischia di essere scomoda per i Municipali.

Il Comune di Lumino ha deciso di rivedere questo aspetto cruciale della democrazia locale sfruttando le potenzialità dei sistemi informatici.

Il Comune di Lumino si è dotato di una piattaforma informatica denominata ViMeet (Virtual Meeging 1.0) per la gestione delle riunioni di Municipio.

Prima della riunione, vengono preparati dal Segretario gli argomenti che saranno oggetto di discussione, allegando i documenti (lettere, email, piani, conti, ecc.) necessari alla presa della decisione.
I Municipali sono avvisati automaticamente via e-mail. Possono entrare nell’area riservata (via internet) ed esprimere anticipatamente il proprio parere sulle singole trattande disponendo di tutte le informazioni necessarie in modo ordinato. Hanno anche la possibilità di inserire una proposta di risoluzione.

Durante la riunione, le trattande sono esaminate in modo sistematico, il lavoro è agevolato dai commenti e dalle prese di posizione espresse precedentemente via internet da ogni singolo municipale.
Il verbale della riunione viene allestito seduta stante, inserendo i commenti e le discussioni, unitamente al testo ufficiale della risoluzione e a documenti allegati. Il tutto può essere scaricato in .pdf.

I documenti restano a diposizione nel sistema di gestione documentale, organizzati secondo la struttura impostata dall’amministrazione comunale. Se necessario possono essere ripresi e ritrattati in successive riunioni.

Il costo di sviluppo della soluzione è stato integrato nella realizzazione del nuovo sito internet del Comune e complessivamente è di circa 20'000.- CHF. Sono previsti costi annuali di licenza per alcune componenti e costi di gestione da parte della ditta fornitrice, per circa 5'500 CHF annui.