Comune: Arogno - Abitanti: 992

Anno: 2011

Sezione: INNOVAZIONE INTERNA

Il bisogno: Al pari di altre realtà comunali, ad Arogno si è posta la necessità di avere un sistema che permettesse di controllare l’evasione delle trattande municipali. Per questo è stato incaricato un ingegnere informatico di sviluppare un software apposito.

Il programma permette la creazione del riepilogo delle trattande, nel quale sono inseriti gli argomenti che saranno discussi in seduta. Tale documento viene trasmesso per posta elettronica ai singoli municipali.

Il Segretario allestisce il pre-verbale e prepara la documentazione, che i Municipali possono consultare nella sala loro riservata. In seduta il Segretario completa il verbale, indicando anche l’esito di eventuali votazioni. Il verbale è approvato seduta-stante e viene stampato e archiviato.

Sempre utilizzando il programma, al termine della riunione il Segretario attribuisce l’evasione delle singole trattande ai suoi collaboratori, che dovranno indicare  i singoli passi intrapresi per poi dichiarare se la trattanda è evasa. Ciascun funzionario potrà allegare alla singola trattanda i documenti da lui allestiti e quelli dai quali è nata la richiesta. Quanto intrapreso per ogni singola trattanda può essere monitorato sia dal Segretario, che dal Sindaco, che hanno così una visione completa sullo svolgimento dei compiti assegnati. Risulta essere anche un aiuto per i dipendenti stessi, che dispongono di un semplice promemoria (diario) su quanto fatto.

Il sistema risulta inoltre molto efficace nell’archiviazione delle trattande e dei documenti correlati.

Lo sviluppo e la sperimentazione del programma ha richiesto complessivamente 6 mesi. Il costo per il comune è stato di Fr. 5'000.- (non sono richieste licenze annuali).