Comune: Stabio - Abitanti: 4611

Anno: 2019

Sezione: Comunità SMART

Oggigiorno per molte delle azioni che prima si dovevano per forza svolgere manualmente è stato creato il loro corrispondente digitale/tecnologico in grado di facilitare la loro realizzazione.

Una di queste attività è l'archiviazione dei documenti e la loro rispettiva ricerca quando si ha bisogno dei loro dati. Oltre alla fatica fisica che comportava l'andare a cercare un determinato documento tra i tanti che si trovano nel concreto archivio, quest'ultimo cominciava a presentare la problematica dello spazio, ovvero, che la sua capienza aveva quasi raggiunto il suo limite. Per far fronte a queste complicazioni, il Comune ha deciso di installare un programma digitale con il quale poter archiviare e ricercare documenti sia datati sia nuovi, in modo da poter liberare l'archivio dai vecchi documenti cartacei e poterli ritrovare in modo semplice e veloce sul proprio computer.

Nel 2015 il Comune di Stabio, per agevolare lo svolgimento di certe mansioni amministrative, ha introdotto l'uso di Archiflow, un software che coordina in un unico sistema una soluzione di gestione documentale e di gestione dei processi.

Tale integrazione rappresenta un vantaggio in termini di utilizzo e completezza funzionale. Nel caso del nostro comune, questa modalità di archiviazione è molto utile quando si tratta d'inserire digitalmente documenti molto datati quali consigli comunali o corrispondenza varia, così da poter usufruirne rapidamente senza il bisogno di ricercare tra i vecchi incarti. Inoltre, la gestione dei processi tramite il workflow è diventata fondamentale per quanto riguarda, ad esempio, l'amministrazione delle fatture.

Con il suddetto programma è possibile automatizzare tutti i processi (quali autorizzazioni, firme, invii a più utenti, ...)  così da diminuirne i tempi e facilitarne l'elaborazione. Processi che in precedenza dovevano essere compiuti manualmente

Allegati:

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Archiflow - Menu.png	[ ]	82 kB
Archiflow - Ricerca documenti.png	[ ]	28 kB